Hoy en día, la tecnología nos permite utilizarla a nuestra conveniencia en el desarrollo de cientos de actividades diarias, en cientos de ámbitos diferentes, por supuesto, incluyendo nuestro ámbito laboral. Nos valemos de la internet para realizar miles de tareas, comunicarnos, acceder a softwares o aplicaciones para la gestión de diferentes tareas administrativas, contables y de comercialización, por contar algunas. Incluso, todos recodamos con la tecnología nos permitió continuar con nuestros trabajos en pandemia, conectándonos a distancia con nuestros equipos de trabajo, socios y clientes. Está de más mencionar, incluso, el poder que tienen las redes sociales para llegar hasta los consumidores e influenciarlos con productos, servicios y hasta nuevas ideas de ver la vida.
En este artículo vamos a hablar de las oficinas virtuales, las cuales han ido surgiendo poco a poco y convirtiéndose en uno de los modelos de trabajo más populares y eficientes de la actualidad. Desde hace unas décadas, cuando este concepto sonaba a un sueño bastante futurista, desde hace un par de años que son cada vez más las empresas que lo están volviendo una realidad, y en futuro serán tantas, que quizá se convierta en el modelo de trabajo por excelencia.
Quizá esta preferencia por el trabajo a remoto responde a lo dominado que está todo por la tecnología, o quizá llega como una respuesta a esa necesidad del trabajador de poder compaginar mejor su tiempo de trabajo con su vida personal y de darle más calidad de vida a esas pocas horas al día que nos quedan para estar con la familia o descansar en casa. Incluso, en muchos casos puede tratarse de un tema de ahorro de tiempo y dinero.
De los cambios más importantes que se verán en el lugar de trabajo del futuro, los tres principales giran en torno al espacio de trabajo físico, los métodos de comunicación y la forma en que usamos la tecnología para completar los objetivos.
Si quieres saber más sobe este entorno de trabajo digital y como te beneficia a ti y a tu empresa, sigue leyendo que Mitre, 126 Workspace, coworking con sede en Barcelona y especialistas en oficinas virtuales, nos cuentan todo lo que hay que saber sobre el tema.
¿Qué es una oficina virtual?
Lo primero es definir de verdad de que se trata una oficina virtual, que, aunque su nombre nos lo deja bastante claro pude ser un concepto un poco más amplio.
Esta se trata de un servicio que permite a los empleados y propietarios de negocios trabajar de forma remota, pero sin sacrificar la eficiencia. Así, proporciona una variedad de funciones comerciales accesibles a través de Internet, además de la ventaja de poder funcionar de forma eficiente sin la necesidad de invertir en un espacio físico.
Por su parte, la internet permite el intercambio de documentos, videoconferencias para reuniones y canales para que los empleados puedan mantenerse en contacto, de esta forma los empleados pueden desarrollar un proyecto desde diferentes lugares del mundo y en la comodidad de casa o un espacio de coworking.
Lo más interesante de estas oficinas es que aunque la empresa no tiene porque tener una ubicación física fija, si que puede tener una dirección y número de teléfono; al igual que otras facilidades como servicios de comunicación y administración, y acceso a salas de reuniones.
Así, se pueden encontrar diferentes tipos de oficina virtual con diferentes servicios a contratar, los cuales en mayor o menor medida te harán sentir que de verdad tienes una oficina, solo que desde casa.
Y es que es un espacio en donde puedes acceder para realizar todas las actividades que necesite tu empresa: recibir y enviar información, resolver los problemas que se presenten, independientemente del tamaño o tipo de negocio, etc., como si de una oficina real se tratara, permitiéndote ser profesional, eficiente, dar una imagen de seriedad y confiabilidad a tus socios y clientes, pero de una forma bastante práctica y cómoda.
¿Quiénes pueden beneficiarse de esta oficina virtual?
Las oficinas virtuales son ideales para autónomos y empresarios que trabajan desde casa, pero desean una dirección comercial más profesional para su empresa, que les de mayor seriedad de cara a los clientes y socios de la misma y que les facilite atraer clientes con mucho más éxito.
Ventajas de las oficinas virtuales
Ya hemos podido leer algunas de las maravillas que ofrecen las oficinas virtuales, no obstante, el equipo de Mitre, 126 Workspace nos comenta más a profundidad las más atractivas de las ventajas de estos espacios:
- Permite ahorrar el dinero que se invierte en un espacio de oficina físico. Uno de los costos más altos de las empresas y negocios es el pago del alquiler de su espacio físico, sobre todo para aquellas empresas y emprendedores que no cuentan con un capital demasiado alto y que incluso, puede ser más que no necesiten como tal este espacio físico según las actividades que realizan o porque tienen un equipo muy pequeño todavía. Entonces las oficinas virtuales les permite contar con un espacio de trabajo con todo lo que ello implica, pero por un costo mucho menor al de los espacios físicos.
- Los gastos generales de montar una oficina tradicionalpueden ser exorbitantes. No solo se trata de cuanto vas a invertir en el espacio físico de tu oficina, sino en otros gastos como de gestión y administración. Gastos que te ahorras con la opción de las oficinas virtuales.
- Los propietarios de negocios obtienen una dirección dentro de uncódigo de área equivalente a una oficina física. Al poder contar con este código de área se pueden mostrar como una empresa real, confiable y que genere un sentimiento de seguridad en socios y clientes, además que le ayuda a desarrollar una imagen más profesional.
- Ofrece variedad de utilidades para el crecimiento de la empresa. Las oficinas virtuales ofrecen una dirección postal, contestador telefónico y servicios de videoconferencia, siendo muy útil para startups y pymes que necesitan de estos recursos pero sin tener que invertir tanto en gestiones administrativas.
- Te ofrece un buen coworking. Las oficinas virtuales funcionan como un centro de negocios o como espacios de trabajo (despachos, puestos y salas de juntas) que permiten que tu empresa crezca y haga conexiones de negocio importantes sin tener que contar con una instalación física costosa para ello.
- Ahorro de tiempo y dinero. Al trabajar desde casa ahorran dinero en el alquiler de un local físico, dinero invertido en viajes hasta la oficina física y tiempo en traslados que pueden usarse mejor en el desarrollo de las labores.
- Flexibilidad de horarios para los trabajadores de la empresa. Al trabajar desde casa, puedes organizar tu mismo tu horario y tiempos, trabajando en función del cumplimiento de objetivos en vez del cumplimiento de un horario establecido, evitando horas muertas y permitiendo un mejor equilibrio trabajo-vida.
- Los servicios virtuales no tienen fronteras. Por lo tanto, la empresa puede estar constituida por personas en diferentes países y que no por eso, dejen de contar con todas las facilidades de la oficina virtual, lo cual, a su vez, es una excelente forma de proyectarte de querer expandirte hacia otros países o ciudades.
- El uso de la oficina virtual ayuda también a llevar tu empresa desde otro país. Siguiendo con la idea anterior, las oficinas virtuales permiten a las empresas tener una presencia en un país diferente al suyo, pero sin tener que invertir en un establecimiento, arriesgando su capital.
¿Cómo montar una oficina virtual?
- Lo primero que necesitaremos para montar nuestra oficina virtual es definir el domicilio adecuado para nuestro proyecto. Así, nos vanos a encontrar con el domicilio físcal, el social y el comercial. El domicilio fiscal es aquel que está ligado a las obligaciones tributarias que tiene toda empresa. El social se refiere al lugar donde se realizan todas las actividades de gestión y administración. Ambos ligados al domicilio de vivienda o de trabajo de la empresa o el trabajador autónomo. Y por último, es el que brinda una dirección de cara a los consumidores para poder atender directamente las necesidades del cliente.
- Una vez decidido que tipo de domicilio debe ofrecerte la oficina virtual, debes buscar al proveedor que mejor satisfaga las necesidades de tu actividad comercial. Este proveedor debe hacerte confiar en que es capaz de atender de forma eficiente y responsable todas las necesidades que se puedan ir generando en el desarrollo de tu empresa.
- Contar con un servicio de gestión postal que sea eficiente y organizado para facilitar todas las gestiones relacionadas a la atención al cliente o pedidos a través de ese canal.
- Disponer de un recepcionista profesional que esté familiarizado con todos los aspectos de tu negocio, producto o servicio para que pueda atender a los clientes de forma eficiente, el cual no tiene que estar ligado a un espacio físico fijo.
- Tener a tu disposición equipos y tecnología de primera para que siempre tengas acceso a tus documentos y datos en la nube, todo de forma segura. Recuerda que tu empresa pasaría a cimentarse en el ambiente digital y por lo tanto este debe funcionar a la perfección.
