El tiempo es oro y todavía más en un negocio. Si eres un emprendedor y has apostado por ser tu propio jefe o incluso eres el jefe de otras personas este artículo realmente te interesa porque te vamos a dar algunos trucos para ahorrar tiempo en la administración de un negocio o una empresa.
Así que coge papel y boli para apuntar los consejos de este artículo e intenta aplicarlos en el día a día de tu compañía.
· Delega tareas, es fundamental
Este consejo es básico pero nunca está de más recordarlo. Y es que es normal que como jefe o emprendedor no sepas realizar algunas tareas. Puede que hayas intentando hacerlas tú mismo, ya sea consultando a profesionales, buscando la solución en Google y viendo algún tutorial o simplemente lo hayas intentado cientos de veces pero no te sale tal y como esperabas. Y te volvemos a decir, es normal, no todos sabemos hacer de todo.
En estos casos es mejor delegar esas tareas en otras personas especializadas. Supondrá un ahorro de tiempo. Y existen diferentes opciones desde contratar a una persona en tu equipo para que se encargue de esas labores que tú no dominas del todo o la opción más barata puede ser contratar a un freelance o experto en la materia por los servicios prestados. Cada vez que necesites ayuda podrás contar con una mano experta que no solo te supondrá no invertir tiempo en intentarlo, sino que te garantizará el mejor resultado posible.
Aunque no solo deberías delegar las tareas que no sepas hacer, también aquellas que te requieren un gran esfuerzo pero pueden realizar otras personas de tu equipo. Si tu equipo te puede quitar carga de trabajo será bienvenida, así tú tendrás más horas para destinar a hacer aquello que solo tú puedes hacer. Además, esto es muy importante porque en función del tipo de negocio que tengas habrá algunas temporadas del año en las que la carga de trabajo sea muy alta y que tú tengas mil cosas que hacer, podrías delegar este tipo de tareas que te puede echar una mano cualquier persona en un rato libre.
· Apuesta por un workflow de facturas
Otro truco importante es contar con un programa de facturación o workflow de facturas. “El objetivo con un workflow de facturas es mejorar el proceso de tramitación de facturas, gracias a las herramientas tecnológicas que permiten ahorrar en la gestión de las mismas. Se puede desde emitir facturas, controlar los gastos de los trabajadores o digitalizar las facturas”, explican desde Gitdoc, empresa líder en servicios globales de gestión documental.
· La organización te ahorrará muchos problemas
Está claro que la organización te ahorrará muchos problemas. Por lo que un truco a seguir es tener todo ordenado. Y ahora ya no sirve con tener los documentos y las mesas ordenadas ahora también hay que mantener en orden los archivos tecnológicos y el correo.
Porque pongamos un ejemplo, necesitas una factura del trimestre anterior de un cliente que se va a dar de baja pero no recuerdas cómo estaban los pagos. Pues si contases con el workflow de facturas sería muy sencillo. Pero por el contrario deberías tener los documentos ordenados en la computadora para encontrarlo bien, que el archivo esté bien nombrado y en la carpeta que corresponde.
· Automatiza procesos y apuesta por la tecnología
Hoy en día para ahorrar tiempo no hay nada mejor que apostar por la tecnología para automatizar los procesos. Una tarea de manera manual puede costarte entre cerca de 2 horas, pero es que la tecnología permite reducir tantos los procesos que puede ser cuestión de minutos.
Pongamos un ejemplo, un poco irreal pero que puede servir, quieres ver cuántos clientes se han perdido en las renovaciones. Puedes estar ojeando documentos un montón de rato hasta conseguir la cifra siendo que con un buen excell o CRM esta cifra la buscas en 20 segundos. Además incluso podrás saber cuántos han sido porque ha subido el precio o no están contentos con los servicios si el departamento de bajas de la empresa se pone en contacto con los clientes y realiza esas preguntas. Como decíamos este es un ejemplo bastante irreal, porque ese aspecto seguro que ya lo tenéis automatizado pero puede servir para explicar a lo que nos referimos. Que la tecnología permite automatizar los procesos.
· Administra bien el horario
Otra cuestión importante es administrar bien el horario, destinar un tiempo para cada tarea y ajustarse a él para no estar haciendo un poco de todo y mucho de nada. Por ejemplo, en lugar de estar constantemente mirando el correo para ver si llega alguno nuevo puedes decir lo miro nada más entrar a trabajar, respondo a todos los pendientes, después a media mañana igual y justo antes de irte del trabajo. Pero es mejor hacer esto que estar todo el rato perdiendo el tiempo en actualizar la bandeja de entrada.
